Framtidens kontor i Hässleholms kommun

Hur ser en flexibel och yteffektiv arbetsplats som lockar till kreativitet och samarbete ut? Hur blir Hässleholms kommun en attraktiv arbetsgivare? Och hur tar man historiska byggnader med stort underhållsbehov in i ett modernt arbetsliv? Det är frågor som Hässleholms kommun arbetar med just nu. Idag presenteras en rapport om framtidens kontor som är ett underlag att arbeta vidare med.

En av de största utmaningarna för Hässleholms kommun, precis som för många andra kommuner, är att attrahera nya medarbetare och behålla rätt kompetens och förmågor. Kommunen behöver också minska sina lokalytor och dra ner på kostnader för att fortsätta leverera god kvalitet till dem som besöker, lever och verkar här.

Den administrativa personalen är idag utspridd på 15 adresser och flera av lokalerna hyrs. Kontorslokalerna är inte är anpassade till dagens arbetssätt och det saknas ändamålsenliga mötesrum. Därutöver har Stadshuset uppnått sin tekniska livslängd, lever inte upp till modern standard och kräver dyra underhållsåtgärder.

Vi vill vara den bästa arbetsgivaren för våra nuvarande och framtida medarbetare och kunna erbjuda attraktiva arbetsplatser. Vi har också ett tydligt uppdrag från våra styrande politiker att använda lokalernas yta på ett bra sätt och få fram miljömässigt moderna lokaler som möjliggör ett modernt arbetssätt, säger Johan Lexfors, HR-chef.

En glimt av hur framtidens kontor i Hässleholm kan se ut

Därför har det nu tagits fram en rapport som sätter ljus på hur framtidens arbetsplats skulle kunna se ut i Hässleholms kommun när det gäller administrativ kontorspersonal.

Rapporten, som presenteras idag, har utrett tre scenarier. Det alternativ som projektets styrgrupp och kommunens ledningsgrupp ser som mest rimligt att titta vidare på är att samlokalisera i stort sett all administrativ personal i två hus, Stadshuset och Havremagasinet. En förändring som är möjlig om Stadshuset renoveras och Havremagasinet anpassas. Kommunen skulle då kunna gå från 15 till 5 kontorsadresser.

Vi ser stora möjligheter i detta alternativ. Det är ett viktigt steg att ta och kommunens ledningsgrupp är överens om att detta är vad vi behöver för att möta medarbetarnas och medborgarnas förväntningar på en modern och tillgänglig kommun, säger Amra Salihovic, biträdande kommundirektör.

Det är hög tid att titta vidare på en omvandling av Stadshuset. Huset lever nu över sin tekniska livslängd. Kostnaderna för att lappa och laga kommer att öka för varje år som vi inte tar tag i en ordentlig renovering, säger Mats Svensson, förvaltningschef för tekniska förvaltningen.

Vi vill erbjuda arbetsplatser som bidrar till kunskapsutbyte mellan medarbetare, enklare kommunikation och större effektivitet. Vi tror också att den tillitsbaserade kultur som vi vill ha i vår organisation stärks av att medarbetare själva kan välja i vilken miljö de ska utföra det administrativa arbetet, säger Johan Lexfors, HR-chef.

På en modern och flexibel arbetsplats är det medarbetaren själv som bestämmer vilken arbetsplats som passar bäst för att lösa den specifika arbetsuppgiften. Där finns flexibla miljöer som kan anpassas efter behov och där medarbetare kan välja mellan att arbeta ostört, arbeta i mindre och större mötesrum eller sitta i öppna ytor som bjuder in till samarbete och kreativitet mellan medarbetare.

Nästa steg

Nästa steg är att rapporten nu presenteras för kommunstyrelsens arbetsutskott, personalutskottet och tekniska nämndens arbetsutskott. Därefter fortsätter den politiska diskussionen och efter det kommer styrgruppen för projektet Framtidens kontor eventuellt att utreda frågan vidare utifrån politikernas riktning. När det finns mer information kommer den att publiceras på intranätet.