Hässleholms kommun

Bilda förening

I Hässleholms kommun har vi ett stort föreningsliv med över 350 föreningar. Om det inte redan finns någon förening som motsvarar dina intressen kanske du och några likasinnade vill starta en egen? Här får du veta hur ni går tillväga och vad arbetet i en ideell förening innebär.

Vad är en ideell förening?

En ideell förening är en sammanslutning av personer med gemensamt intresse i organiserad form. I Sverige får vem som helst bilda en ideell förening. En förening har inte ekonomiskt vinstintresse, verksamheten ska vara demokratisk och alla som önskar ska få lov att bli medlemmar.

En ideel förening är bildad när medlemmarna har valt en styrelse, har skrivna stadgar och ett föreningsnamn. En förening bör ha minst tre medlemmar men för att söka bidrag från kommunen måste den ha minst 15 medlemmar.

Checklista - steg för steg

1. Vi hjälper dig

Om det inte redan finns någon förening som motsvarar dina intressen utan du vill bilda en ny samlar du intresserade personer till en första träff. Diskutera föreningens målsättning, verksamhet och arbetssätt, styrelsens uppdrag och ansvar samt medlemmarnas rättigheter och skyldigheter.

Det finns regler om stadgar, taxor med mera som kan vara bra att känna till innan beslut tas om att bilda en förening. Ta hjälp av nedan flikar för mer information eller kontakta oss gärna gärna att skicka e-post till Fredrik Jansson

2. Utse en styrelse

Första steget mot en fungerande förening är att en styrelse utses. Den bör bestå av minst tre personer i rollerna ordförande, sekreterare, kassör samt revisor. Denna tillfälliga styrelse fram till första årsmötet kallas interimsstyrelse.

Förutom dessa funktioner kan styrelsen utökas med ett antal ledamöter. Har föreningen olika verksamheter kan varje sådan vara representerad i styrelsen. Styrelsen har det totala ansvaret för föreningens drift mellan årsmötena.

Styrelsen får i första uppdrag att:

  • Ha hand om medlemsförteckningen
  • Upprätta förslag till stadgar
  • Svara för den verksamhet som föreningen ska ha fram till årsmötet.
  • Förbereda inför ett bildandemöte och den dagordning som det innebär med beslut och liknande.

Styrelsens uppgift är att inom ramen för stadgarna, och mellan årsmötena, ta tillvara föreningens och medlemmarnas intressen. Alla i styrelsen har ett gemensamt ansvar. I styrelsens uppdrag ligger att se till att medlemmarna engagerar sig i föreningens verksamhet och deltar i arbetsuppgifterna.


Två mycket viktiga funktioner i en förening är revisorerna och valberedningen. De kan ses som medlemmarnas förlängda arm mellan två årsmöten.


Vid val av styrelse utser föreningen två revisorer och eventuellt revisorssuppleanter. Det behöver inte vara auktoriserade revisorer (yrkesrevisorer).


Ordföranden ska:

  • leda föreningens arbete
  • sammankalla och leda styrelsesammanträden
  • representera föreningen samt ha kontakt med myndigheter
  • fördela arbetsuppgifter inom och utom styrelsen
  • stimulera medlemmarna
  • eventuellt vara firmatecknare enligt stadgar eller delegation

Sekreteraren ska:

  • skriva protokoll vid sammanträden
  • sköta föreningens post
  • handha föreningens samlade handlingar
  • kalla till möten
  • sköta föreningens medlemsregister
  • eventuellt vara firmatecknare

Kassören ska:

  • förvalta föreningens kassa och bank- eller postgirokonto
  • inkassera medlemsavgifter
  • verkställa in- och utbetalningar
  • sköta föreningens bokföring och upprätta bokslut
  • eventuellt vara firmatecknare enligt stadgar eller delegation
  • rapportera till styrelsen om det ekonomiska läget

Revisorerna ska:

  • granska styrelsens arbete och se till att det överensstämmer med föreningens målsättning och stadgar
  • granska de löpande räkenskaperna samt protokoll och andra handlingar som berör föreningens verksamhet
  • skriva revisionsberättelse samt även skriva till- eller avstyrka ansvarsfrihet för styrelsen
  • granska bokföringen intill tiden för årsmötet

Valberedningen ska:

  • följa styrelsens arbete under verksamhetsåret
  • föreslå kandidater till styrelsen

Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ och det är ett möte för alla medlemmar i föreningen där varje medlem i de flesta föreningar har en röst.

Hur ett årsmöte ska gå till ska regleras i föreningens stadgar.


Ett årsmöte bör alltid ta upp följande punkter:

  • godkännande av utlysandet av mötet
  • upprop, endast betalande medlemmar får rösta
  • godkännande och fastställande av dagordningen
  • val av mötesfunktionärer (mötesordförande, sekreterare samt justerare) som har ansvar för att granska och godkänna protokollet samt räknar röster
  • behandling av verksamhetsberättelse, ekonomisk berättelse samt revisionsberättelse
  • ansvarsfrihet för styrelsens verksamhet under året
  • val av styrelse och revisorer

Ett årsmöte kan också behandla följande frågor:


  • Förslag från styrelsen
  • Förslag från medlemmar så kallade motioner
  • Budget för följande år
  • Fastställande av medlems- och årsavgift
  • Styrelse och revisorer. Antalet ledamöter i styrelsen och revisorernas antal bör framgå samt styrelsens och revisorernas respektive arbetsuppgifter. Ange minsta och högsta antal styrelseledamöter. Antalet ledamöter bör vara ojämnt.
  • Kallelser till föreningsmöten
  • Beslutsordning det vill säga hur besluten fattas vid årsmötet, när öppen respektive sluten omröstning skall användas och när mötet är beslutsmässigt.
  • Stadgeändring. Här anges vilken majoritet som fordras vid årsmötet för att stadgarna skall ändras (vanligtvis två tredjedelars majoritet)
  • Upplösning. En förening kan hamna i den situationen där slutsatsen blir att föreningen ska upplösas. Vanligtvis ska detta behandlas vid två på varandra följande möten, varav ett årsmöte, med minst två tredjedelars majoritet vid varje möte.

Tänk på

Efter varje årsmöte vill kommunen ha in föreningens årsmötesprotokoll, verksamhetsberättelse och ekonomisk redovisning samt nya styrelsemedlemmars adressuppgifter och telefonuppgifter. Detta är viktigt om föreningen även i fortsättningen vill söka bidrag.

3. Upprätta förslag till stadgar

En förening måste ha skrivna stadgar för sitt arbete där föreningen redogör för mål och syfte med verksamheten, styrelsens funktioner, medlemskap och liknande. I stadgarna anges också för hur beslut ska fattas. Enligt praxis är det årsmötet som är det högst beslutande organet i en ideell förening.

Stadgar ska gälla många år

Tänk på skillnaden mellan ett protokoll och stadgar. Stadgarna ska kunna gälla i många år. Namn på personer och beslut om årsavgifter hör inte hemma i stadgarna eftersom dessa kan komma att ändras varje år.

Bli medlem i en riksorganisation

Ta reda på om det finns en organisation på riksnivå eller regional nivå som motsvarar föreningens verksamhet eftersom det troligen går att följa deras stadgar. Allt i dessa stadgar behöver föreningen inte kopiera, men det kan vara en hjälp och vägledning i det egna föreningsarbetet.

Som exempel fungerar Riksidrottsförbundet (RF) som företrädare för idrottsföreningar i gemensamma frågor på nationell nivå. På regional och lokal nivå finns RF-SISU som stödjer föreningar i hela landet.



Här följer ett exempel på innehåll i stadgarna:

  1. Föreningens namn samt bildandedatum.
  2. Mål och syften med föreningens verksamhet
  3. Medlemskap. Denna punkt bör omfatta:

    • hur man blir medlem i föreningen samt regler för utträde och uteslutning
    • medlemmars rättigheter och skyldigheter
    • hur medlemsavgiften fastställs
  4. Verksamhetsår - redovisningsår - årsmöte. Här anges verksamhets- och räkenskapsårets längd samt vad årsmötet bör innehålla och när det skall hållas.
  5. Hur styrelsen ska vara tillsatt

    • antal
    • vilka funktioner årsmötet väljer samt vilka som utses vid det så kallade konstituerande mötet (bildandemötet som ofta är det första styrelsemötet efter årsmötet).
    • mandatperiod

4. Förbereda bildandemötet

En av styrelsens första uppgifter blir att förbereda ett officiellt möte för föreningens bildande och planera för en dagordning där beslut ska fattas och liknande.

Efter bildandemötet har föreningen blivit en juridisk person och det är nu interimsstyrelsen som har ansvar för föreningens skötsel och inte längre de privatpersoner som tog initiativ till bildandet av föreningen.


Arbeta förslagsvis efter följande dagordning när föreningen bildas:

  1. Mötets öppnande. Ordförande hälsar välkommen och förklarar mötet öppnat.
  2. Fastställande av dagordning. Ordförande frågar deltagarna om de kan godkänna förslaget till mötets diskussionspunkter (dagordningen).
  3. Val av mötesfunktionärer:
    • Ordförande (som ska leda mötet)
    • Sekreterare (som ska anteckna och protokollföra diskussioner och beslut under mötet)
    • Justeringmän (som ska kontrollera så att anteckningarna i protokollet motsvarar det som diskuterats och beslut som fattats)
  4. Information
  5. Beslut om bildande av förening
  6. Beslut om om föreningsnamn
  7. Fastställande av årsavgift
  8. Frågan om stadgar (förslaget om hur verksamheten ska fungera och vilka regler föreningen ska ha)
  9. Diskussion om verksamhet
  10. Val av styrelse
  11. Val av revisorer
  12. Val av valberedning (personer i föreningen som ska ge förslag till nya ledamöter till styrelsen)
  13. Avslutning

I en ideell förening är det en grundläggande skillnad på föreningens ansvar
och enskilda medlemmars personliga ansvar. När föreningen har stadgar och en styrelse betraktas föreningen som en juridisk person. Ansvariga för den juridiska personen är alltid föreningens styrelse. Att vara juridisk person innebär att föreningen äger dess tillgångar och ansvarar för dess skulder. Föreningen kan därmed teckna avtal och vara en part gentemot myndigheter, domstol och liknande.

 

En juridisk person omfattas av lagar såsom till exempel skattelagen och bokföringslagen.

5. Kommunens föreningsregister

Ett enkelt sätt att marknadsföra föreningen är att ansluta sig till kommunens förenings-register. På så sätt hittar nya intresserade medlemmar uppgifter om verksamheten, vem man ska kontakta för deltagande på medlemsmöten, träningar och liknande.

Ta för vana i det löpande föreningsarbetet att regelbundet se över och justera kontaktuppgifter och annan information så att allt stämmer. Detta blir även en bra hjälp för alla aktiva i föreningen att ha tillgång till rätt information.

Finns föreningen med i registret får du också ta del av viktiga meddelanden och aktuell information från oss på kultur- och fritidsförvaltningen.

Till registret lämnar du uppgifter om:

  • Allmän information om föreningen (namn, kontaktpersoner, medlemmar etcetera)
  • Bildandedatum
  • Verksamheter
  • Kommundel (geografiskt område)
  • Föreningens normala årsmötesmånad
  • Föreningens stadgar (ett exemplar)
  • Protokoll från bildandemötet
  • Skriftligt godkännande av personuppgifter på Internet enligt personuppgiftslagen

Så här gör du:

  1. Klicka på länken "Registrera direkt i föreningsregistret" ovan och du kommer direkt in i formuläret.
  2. Fyll i formuläret och tryck på "skicka" så skickas e-post till kultur- och fritidsförvaltningen som lägger in föreningens uppgifter.
  3. Skriv ut formuläret och ansvarig i föreningen undertecknar det.
  4. Skicka undertecknat formulär i ett frankerat kuvert till:
    Hässleholms kommun, kultur- och fritidsförvaltningen, Kulturhuset,
    281 80 Hässleholm
  5. När formuläret mottagits öppnas er sida upp i föreningsregistret.
  6. Fortsätt att löpande se över kontaktuppgifter och annan viktig information i registret så att det alltid hålls aktuellt.

6. Konto och organisationsnummer

Nästa steg blir att registrera föreningen hos Skatteverket och ordna ett konto hos banken för ekonomiska transaktioner. Man bör då i föreningen ha klart för sig vilka personer som ska vara firmatecknare eller kontotecknare.

  • Fixa ett organisationsnummer - kontakta Skatteverket
  • Öppna postgiro eller bankgiro i föreningens namn

Firmatecknare

Juridiskt gäller föreningens namn endast tillsammans med namnteckning från föreningens firmatecknare i olika slags handlingar såsom exempelvis brev, bidragsansökningar, bank- och posthandlingar med mera.


Föreningens styrelse väljer på ett styrelsemöte vem eller vilka ur styrelsen som representerar föreningen som firmatecknare och noterar detta i mötesprotokollet. Detta kallas delegationsordning.

 

Enskilda styrelsemedlemmar har då rätt att företräda föreningen med sin namnteckning, i allt som berör den. En firma- eller kontotecknare ska ha fyllt 18 år. Vanligast är att ordförande tillsammans med någon annan, till exempel kassör eller sekreterare, väljs att vara firmatecknare.

 

Föreningen ska även ange om föreningens firmatecknare kan göra det ensamma eller tillsammans. I beslutet anges då efter namnen ”var för sig" alternativt "två eller tre i föreningen”.


Om ingen firmatecknare väljs, blir varje enskild person i styrelsen automatiskt föreningens firmatecknare var för sig, vilket inte är att rekommendera.


Kontotecknare

Föreningens styrelse kan även utse särskild kontotecknare för ekonomiska

ärenden. Kontotecknare kan endast underteckna handlingar som gäller föreningens konton.


Protokoll till banken

Ett konstituerande möte ska hållas ganska snart efter årsmötet. På detta möte är det lämpligt att välja vem som ska teckna föreningens firma. Protokollet från det konstituerande mötet ska sedan skrivas och justeras.

 

Efter detta ska det skrivas ett protokollsutdrag där det ska framgå vem eller vilka som är firmatecknare samt vilka konton som avses. Detta lämnas sedan till banken som behöver denna information. Observera här skillnaden på de två begreppen firmatecknare och kontotecknare.

7. Vilka bidrag finns att söka?

Föreningen kan vara berättigad till olika föreningsbidrag hos kommunen och då bland annat få lägre taxa för att hyra lokaler.

Kommunens bidrag, stöd och stipendier

8. Hyra lokal och material

Hässleholms kommun har lokaler, idrottsplatser och grönytor som du kan boka för din förenings behov. Du hittar mer om priser, regler och hur du skickar en bokningsförfrågan i länken nedan.

Vid större evenemang och tävlingar som föreningen arrangerar finns det möjligheter att hyra material hos IP Skogen och Göinge Idrottskrets.

Boka lokal

Föreningsservice - hyra material

Hjälpte informationen på denna sidan dig?

Hjälpte informationen på den här sidan dig?

Uppdaterad: