Ärenden och handlingar

De flesta handlingar som kommer in till, upprättas hos eller skickas ut från Hässleholms kommun är allmänna handlingar som oftast är offentliga, det vill säga tillgängliga för var och en att ta del av. 

Allmän handling

En handling är allmän om den:

• förvaras hos en myndighet, det vill säga hos kommunens nämnder och deras förvaltningar
• har kommit in till myndigheten
• är upprättad, till exempel när den är färdigskriven, när den har skickats, när det ärende som handlingen tillhör är klart eller är ett protokoll som har justerats (godkänts).

Allmänna handlingar finns både som pappersdokument och digitalt lagrade uppgifter. Exempel på handling är skrivelser, protokoll, beslut, pappersbrev, e-post, fax med mera. Handlingarna kan till exempel förvaras i en mapp på datorn, i en pärm eller finnas lagrade i kommunens diarier.
Internt arbetsmaterial är inte allmänna handlingar som du har rätt att ta del av.

Om sekretess

Vissa handlingar inom kommunen kan vara helt eller delvis sekretessbelagda, det vill säga hemliga. Sekretessbelagda uppgifter får inte lämnas ut.

Vad som är sekretess bestäms framför allt av offentlighets- och sekretesslagen. Syftet med sekretess är bland annat att skydda människor i ärenden som till exempel rör socialtjänsten. Det är kommunen som med stöd av lagen avgör vilka uppgifter som ska sekretessbeläggas.

Om du skickar ett brev till kommunen och skriver "hemligt" eller "konfidentiellt" på brevet blir det inte sekretessbelagt om inte lagen medger det.

Om kommunen inte vill lämna ut en handling, för att den är sekretessbelagd, har du alltid rätt att få ett skriftligt beslut som kan överklagas. Hur du gör för att överklaga framgår av beslutet.

Offentlig handling

En offentlig handling är en allmän handling som inte innehåller några sekretessbelagda uppgifter. Alla har rätt att ta del av en offentlig handling. En offentlig handling ska så snart som möjligt lämnas ut till den som begär det. Du som begär att få ut en handling behöver inte, om inte handlingen kan omfattas av sekretess, berätta vad du heter eller varför du vill se en viss handling.

Diarium och aktförvaring

Diariet är ett register för ärenden och handlingar. Alla förvaltningar har ett diarium som sköts av en eller flera registratorer.

Aktförvaring är handlingar från andra myndigheter eller verksamheter.

Aktförvaring

Begäran om utlämnande av handling

Om du vill ta del av en allmän handling ska du vända dig till förvaltningens registrator. Du är välkommen att ta kontakt med kommunens kontaktcenter för att få hjälp att hitta rätt registrator. Alla handlingar, utom de som omfattas av sekretess, ska lämnas ut till dig om du ber om det. Du behöver inte berätta vad du heter eller varför du vill se en viss handling.