Hässleholms kommun

Besöksadress

Hässleholms kommun

Stadshuset, Nytorget 1
Hässleholm

Växel: 0451-26 70 00 

Postadress

Hässleholms kommun

281 80 Hässleholm

Leverera till kommunarkivet

Vänd dig till oss på Hässleholms kommunarkiv om du hittat handlingar som du tror borde vara hos kommunarkivet, eller om du arbetar i en verksamhet som ska leverera handlingar till arkivet.

Fynd av arkivhandlingar

Har du hittat handlingar som du tror borde vara hos Hässleholms kommunarkiv? Kontakta oss via e-post eller kommunens växel 0451-26 70 00 så hjälper vi dig.

E-post kommunarkivet


Det händer att man hittar arkivhandlingar till exempel vid röjning inför flytt eller då ett dödsbo tas omhand. Det kan till exempel vara protokoll från kommunala nämnder eller betygskataloger från skolor i kommunen. Det är bara handlingar som producerats i den kommunala verksamheten i Hässleholm eller i de gamla kommunerna som ska till kommunarkivet.


Handlingar från exempelvis föreningar eller privata foton ska inte levereras till kommunarkivet. För sådant, som kallas enskilda arkiv, kan du i stället kontakta Lokalhistoriska Arkivet i Hässleholm.


Leverera från en friskola

Friskolor drivs oftast av ett företag, en förening eller en stiftelse och hör därmed till den privata sektorn. Detta innebär att rutinerna för arkivering skiljer sig från de kommunala skolornas. Huvudregeln är att skolorna ska leverera handlingarna till den kommun där skolan är belägen.


Vad ska arkiveras?

Kopior på slutbetyg med examensbevis ska enligt skollagen levereras till kommunen (kommunarkivet). Vi ser helst att betygskataloger och skolhälsovårdsjournaler också levereras till kommunarkivet. Se nedan under respektive rubrik för mer detaljerad information.


Slutbetyg eller examensbevis

Kopior på slutbetyg med examensbevis ska enligt skollagen 29 kap 18 §, från och med läsåret 2011/2012 levereras till den kommun där skolan är belägen. Glöm inte att dokumentet ska vara underskrivet av rektor.

Betygskopiorna ordnas efter elevens personnummer.


Betygskataloger

Det finns inget lagkrav i dagsläget på att dessa ska levereras till kommunen, men rekommendationen från kommunarkivet är att de levereras tillsammans med slutbetygen.

Betygskatalogerna ordnas kronologiskt efter år, årskurs, termin och klass/program.


Skolhälsovårdsjournaler

Enligt Patientdatalagen (PDL) kap 9 4 § ska friskolorna bevara skolhälsovårdsjournaler i minst 10 år, men vår bedömning är att de bör bevaras för alltid. Detta eftersom de kan ha avgörande betydelse för den enskilde under hela dennes levnadstid och även fungera som betydelsefullt forskningsmaterial. För uppgifter om hur en skolhälsovårdsjournal ska hanteras, se SKR:s cirkulär 2009:44.


Skolhälsovårdsjournalerna bör överlämnas till kommunarkivet – dock krävs ett par steg först:

  1. Identifiera informationsägaren:
    Köper ni tjänsten skolhälsovård av kommunen, äger kommunen journalerna och de kan därför följa gängse leveransregler för kommunala skolhälsovårdsjournaler, enligt vår rutin ”Att leverera skolhälsovårdsjournaler”.
    Har er skola egen skolsköterska och är registrerad som vårdgivare, är journalerna skolans.
    Köper ni tjänsten som en konsulttjänst av en privat sjuksköterska är sjuksköterskan vårdgivare och äger journalerna.
    Köper ni tjänsten av en privat vårdgivare tillhör journalerna den privata vårdgivaren.
  2. I samtliga fall utom det översta är handlingarna att betrakta som enskilda, vilket betyder att det innan leverans till kommunarkivet krävs ett beslut från IVO – Inspektionen för Vård och Omsorg.
    Att ansöka hos IVO:
    Enligt 9 kap 1 § i Patientdatalagen anges under vilka förutsättningar patientjournaler inom hälso- och sjukvården får överlämnas.
    Friskola eller annan privat vårdgivare kan skicka in en ansökan till IVO som beslutar om omhändertagande och hantering av patientjournaler enligt bestämmelserna i 9 kap. 1 § andra stycket Patientdatalagen. Några andra lagstöd än ovan för att överta patientjournaler från en enskild verksamhet finns inte.
  3. När IVO beviljat tillstånd, kontakta kommunarkivet på kommunarkivet@hasslholm.se eller via kommunens växel 0451/26 70 00 och boka tid för leverans.


Leveransrutiner

  • Kontakta alltid kommunarkivet i god tid innan leverans och kom överens om en tidpunkt.
  • Leverera inte enstaka handlingar, utan samla ihop till större leveranser.
  • Handlingarna ska vara rensade från gem, plastfickor, tejp och gummiband.
  • Skolhälsovårdsjournalerna innehåller känslig information och ska inte levereras per post. Leverera dem personligen eller med ombud.
  • Försändelsen/leveransen ska vara märkt med avsändare: skola samt kontaktperson med telefonnummer.
  • Försändelsen/leveransen ska åtföljas av en lista på vilka handlingar som levereras. För journaler gäller en lista över de personer (personnummer) som journalerna rör. För övriga handlingar räcker årtal och typ av handling (slutbetyg, betygskataloger).


Kontakta oss om du behöver mer hjälp!

Sidan uppdaterades 2020-10-20